Преимущества и необходимость ЭДО для современных предприятий

Электронный документооборот или ЭДО – это сравнительно новый способ ведения документооборота в компаниях. Он имеет множество преимуществ, с которыми обязательно стоит ознакомиться. Автоматизация – это двигатель процесса, который существенно сокращает материальные и временные затраты.

В крупных компаниях количество печатной документации зашкаливает. При ее накоплении встает вопрос о хранении в специальных местах. Под них нужно выделять дополнительные помещения, нанимать сотрудников и тратить деньги. Система электронного документооборота помогает создавать, искать и хранить важную документацию. Это позволяет наладить прозрачно бизнес-процессов и иметь доступ к документам в любое время. Главными функциями ЭДО является создание, регистрация, обработка и хранение документов компании.

Благодаря этому руководитель может эффективнее отслеживать исполнение обязанностей подчиненными. Через ЭДО можно четко отследить движение документов и смотрел, кто и когда их открывал. Использование такое системы позволяет прекратить утечки ценной для компании информации. С помощью ЭДО можно четко разграничить доступ к документации для разных сотрудников. Главные участки делопроизводства станут автоматизированными, что позволит освободить время сотрудников. Многие ошибочно полагают, что ЭДО лишь позволяет наладить систему делопроизводства.

Однако с помощью него можно организовать удобное взаимодействие всех иерархических структур в компании. Руководители компании могут оперативно принимать данные, которые нужны для управленческих решений. Они смогут отсылать приказы и требования в электронном формате, не затрачивая время на телефонные звонки. Секретари смогут оперативно находить нужные документы и передавать их руководству. С помощью ЭДО будет усилен контроль за дисциплиной и исполнением заданий. Все процессы по согласованию и утверждению будут проходить быстрее. Риск потери первичной документации сводится к нулю. Из филиалов в головной офис вся документация будет поступать в короткие сроки. ЭДО – это лучшее решение как для крупных корпораций, так и для частных компаний.

Добавить комментарий